Każdy początkujący przedsiębiorca powinien zadać sobie pytanie, jaki rodzaj księgowości dla firm wybierze - księgowość pełną czy uproszczoną. Nie zawsze jednak mamy możliwość wyboru, zdarza się bowiem, że charakter jednostki gospodarczej narzuca konkretną formę rozliczenia. Decyzja jest ważna o tyle, że jeśli wybierzemy księgowość uproszczoną, być może pozbawiamy się ważnego atutu, jakim są uporządkowane i skrupulatne informacje na temat finansowego funkcjonowania firmy.

Co kryje w sobie termin „mała księgowość dla firm”?

Inaczej nazywa się ją uproszczoną księgowością, a do jej prowadzenia upoważnione są spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych, spółki partnerskie oraz osoby fizyczne. Warunkiem jest tu jednak by przychody netto za poprzedni rok obrotowy wynosiły nie więcej niż równowartość w złotówkach 2 000 000 euro (limit na 2021 rok w przeliczeniu na dzień 1 października 2020).

Mała księgowość jest znacznie prostszą formą pełnej księgowości dla firm, a w jej skład wchodzą:

  • karta podatkowa,
  • ryczałt ewidencjonowany,
  • księga przychodów i rozchodów.

Rozliczanie się przy pomocy karty podatkowej wymaga płacenia co miesiąc określonej, stałej kwoty, a jej wysokość zależy od liczby mieszkańców miasta, na przykład Warszawy, w którym prowadzona jest działalność. Różne rodzaje działalności mają ustalone różne stawki. Na podstawie księgi przychodów i rozchodów można obliczać różnicę pomiędzy przychodem a kosztami i to ona właśnie stanowi podstawę do obliczenia podatku, w zależności od opcji oraz poziomu dochodu, ale tylko jeśli dana działalność przynosi zysk.

Ryczałt ewidencjonowany to forma prowadzenia księgowości dla firm przez wielu uważana za atrakcyjną, ponieważ nie uwzględnia się w niej kosztów, podstawą do opodatkowania jest bowiem przychód. Nie jest więc bardzo wymagającą formą pod względem ilości zapisów księgowych, należy jednak pamiętać, żeby w przypadku prowadzenia działalności gospodarczej opodatkowanej różnymi stawkami, wyszczególnić je w osobnych kolumnach w ewidencji przychodów.

Więcej informacji na temat ryczałtu i karty podatkowej znajdziecie w moim poprzednim artykule: kliknij aby przejść do artykułu.

Pełna księgowość dla firm – co to takiego i kiedy się przydaje?

Prowadzenie pełnej księgowości jest bardziej skomplikowane i czasochłonne. W księgach rachunkowych zapisuje się nie tylko transakcje gotówkowe, ale i te bezgotówkowe. W tym przypadku prowadzenie księgowości powierza się zwykle biuru rachunkowemu lub wykwalifikowanej księgowej. Dużym plusem wybrania takiej formy jest szereg informacji, jaki można dzięki niej uzyskać. Dotyczą one stanu obecnego i ogólnej kondycji firmy. Dzięki nim można więc reagować na czas, w przypadku nadchodzących zagrożeń, czy sprawniej ocenić ryzyko inwestycji.

Ustawowy obowiązek prowadzenia pełnej księgowości

Niektóre formy prowadzenia działalności gospodarczej ustawowo zobowiązane są do prowadzenia pełnej księgowości. Dzieje się tak wtedy, gdy dana forma działalności zakłada zarządzanie wydzielonym majątkiem, a właściciele i ewentualni kontrahenci mają prawną możliwość jego kontroli. Przykładem są tu spółki z o.o., gdzie kapitałem wpłaconym przez udziałowców ma zarządzać powołany zarząd. Pełną księgowość zobowiązani są również prowadzić ci przedsiębiorcy, którzy przekraczają 2 milionów EUR przychodów.

Pełna księgowość to dobre i skuteczne narzędzie do analizy oraz kontroli nad firmą, przydatne do tego, żeby móc sprawnie zarządzać przedsiębiorstwem. Jednak z uwagi na stopień skomplikowania i sformalizowania oraz koszty prowadzenia, jest ona zwykle wybierana przez większe firmy, dla małych firm stanowi bowiem często zbyt duże obciążenie.

Komu powierzyć prowadzenie księgowości w firmie?

Mała księgowość, często prowadzona przez firmy jednoosobowe, jest możliwa do opanowania przez osobę bez specjalistycznego wykształcenia. Pomogą jej w tym programy, które zostały stworzone po to, by obliczanie nie odbywało się już tylko na papierze i kalkulatorze.

Nie każdy jednak ma czas i możliwość zajmować się żmudnymi obliczeniami. Warto wtedy przekazać księgowość dla firm jednostce zewnętrznej i opłacić pomoc księgową. Często bowiem błędy kosztują więcej niż opłacenie fachowca.

W przypadku pełnej księgowości warto zastanowić się nad powierzeniem prowadzenia ksiąg rachunkowych specjalistom z biura księgowego czy biura rachunkowego.


Angelika Włodarczyk
Specjalista ds. finansów